Các bước lựa chọn những phần mềm quản lý dự án

Việc sử dụng các phần mềm quản lý trong khi thực hiện các dự án là một trong những phương án phổ biến nhất hiện nay. Xu hướng đó đã kéo theo sự ra đời của rất nhiều các phần mềm quản lý dự án khác nhau với rất nhiều các hãng cung cấp. Hệ quả là người dùng không nắm được việc sử dụng phần mềm quản lý nào thì phù hợp với yêu cầu thực tế của công việc.

Harmonyss xin hướng dẫn các bạn các bước để chọn được phần mềm quản lý dự án phù hợp.

Bước 1: Dự án bạn đang làm là dự án gì
Đầu tiên là xác định cụ thể bạn đang muốn quản lý dự án thuộc lĩnh vực nào: quản lý dự án công trình xây dựng, quản lý dự án nghiên cứu xã hội, dự án nghiên cứu khoa học, dự án quản trị doanh nghiệp hay dự án quản lý phần mềm....Mỗi loại hình dự án này sẽ dẫn đến cách thức thực hiện khác nhau vì lẽ đó cũng làm cho các sử dụng các phần mềm dự án khác nhau chứ không phải bất cứ sản phẩm nào có dòng chữ “phần mềm quản lý dự án” là có thể sử dụng cho tất cả các dự án khác nhau.

Ví dụ phần mềm: Smart CPM chuyên dùng để quản lý dự án các công trình xây dựng sẽ khác với phần mềm quản lý dự án kinh doanh.
Đồng thời quản lý môt dự án bao gồm rất nhiều các dự án nhỏ cấu thành với nhau. Vì vậy việc xác định xem mình cần sử dụng phần mềm quản lý dự án cho toàn bộ hay là chỉ sử dụng một phần cho một nhóm công việc cụ thể

Ví dụ: quản lý một sự án xây dựng công trình nhà cao tầng thì có rất nhiều phần việc cấu thành như: kế hoạch thi công, dự toán, quản lý thi công, vật tư.
Mỗi một phần nhỏ này đã bao gồm rất nhiều các hạng mục cũng như khối lượng công việc khổng lồ. Vì vậy mỗi phần hạng mục này cũng có những phần mềm quản lý riêng như
Smart Build Supply - Phần mềm quản lý dòng vật tư
Smart CE - Phần mềm lập hồ sơ dự thầu
SmartContract - Phần mềm Quản lý hợp đồng.
Tất cả những phần này cấu thành một bộ phần mềm quản lý dự án hoàn chỉnh
Việc cần thiết là xem tình hình thực tế là dự án thực tế cần sử dụng phần mềm ở hạng mục nào cụ thể hay tất cả đều cần phải sử dụng.

Bước 2: Những tính năng cần thiết
Một phần mềm quản lý dự án phù hợp với mục tiêu chuyên sâu còn phải có những tính năng phù hợp gồm
 -      Dễ dàng sử dụng và thao tác trên giao diện
 -      Ngôn ngữ dùng là tiếng Anh hay tiếng Việt
 -      Sự chính xác trong việc tổng hợp và phân tích số liệu
 -      Chế độ tự báo cáo theo mẫu theo chuẩn nào. Nên là theo TCVN nếu dự án là tại Việt Nam
 -      Sử dụng online hay offline. Nếu là online thì dễ dàng và tiện lợi trong việc cập nhật và theo dõi nhưng bị hạn chế khả năng bảo mật và tính ổn định. Còn offline thì ngược lại.

Bước 3. Đơn vị cung cấp
Có rất nhiều phần mềm được sản xuất tại nước ngoài và được cung cấp tại Việt Nam thông qua các đại lý. Tuy nhiên theo tôi, các bạn nên sử dụng các phần mềm do những đơn vị là Việt Nam cung cấp thì tốt hơn. Bởi lẽ, những đại lý bán phần mềm chỉ có nhiệm vụ là giới thiệu phần mềm và bán cho các bạn. Còn những vấn đề phát sinh sau đó như phần mềm bị lỗi, nâng cấp phiên bản khác thì vẫn phải do các đơn vị nước ngoài thực hiện.
Điều này nhiều khi gây ra những hậu quả tai hại khi mà chúng ta phải chờ đợi những các công ty nước ngoài sửa chữa lỗi phát sinh rất lâu, hoặc đến khi muốn nâng cấp phiên bản thì lại tốn rất nhiều thời gian và thủ tục rườm ra. Còn những phần mềm mà do các đơn vị trong nước thực hiện thì những vấn đề này có thể nhanh chóng và đơn giản được giải quyết.

Bước 4: Giá thành
Giá thành dành cho một phần mềm không chỉ đơn thuần là giá bán mà nó còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố như tính năng, phiên bản. Vì vậy, các bạn hãy lựa chọn cho mình những phiên bản phù hợp nhất mà mình cần thiết, tránh việc bỏ ra chi phí cao mà mình không dùng đến.
Những yếu tố sau nên được đánh giá toàn diện
 -      Bạn chỉ cần phiên bản Standard cho những công việc đơn giản hay bản cao cấp hơn với thêm những tính năng phụ trội.
 -      Cần bản offline hay online.
 -      Phần mềm cài được cho biêu nhiêu máy
 -      Chi phí nâng cấp trong tương lai:
 -      Chế độ bảo hành, bảo trì: có thời hạn hay trọn đời.
 -      Sử dụng phần mềm theo thời hạn hay mua luôn vì có nhiều trường hợp bạn chỉ muốn sử dụng để làm dự án nhỏ trong thời gian ngắn, hoặc đơn giản muốn dùng thử thì mua phiên bản dùng theo thời gian ngắn thì phù hợp.

>> Đào tạo cấp chứng chỉ sử dụng phần mềm

>> Phần mềm thiết kế đường
>> SmartCPM.Net - Giải pháp QLDA cho chủ đầu tư

>> Thiết kế website chuyên nghiệp chuẩn seo
>> SmartBuild Finance - Phần mềm quản lý dòng tiền dự án
>>  Phần mềm quản lý hợp đồng